Tugas Pengantar Bisnis Bab 5
Manajemen dan Organisasi .
1. Manajemen
Pengertian
Manajemen (Definition of Management)
Kata
Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni
melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan
diterima secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia
(1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan
kuda” yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini
mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda”
(yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana
istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia.[1] Bahasa Prancis lalu
mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti
seni melaksanakan dan mengatur. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan
manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini
berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain
untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen
sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan
efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan,
sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar,
terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen, terjemahannya dalam
bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.
Selanjutnya,
bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah
manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :
1.
Manajemen sebagai suatu proses,
2.
Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,
3.
Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)
Menurut
pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda
definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna
definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah
definisi.
Dalam
Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses
dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
Dari
gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari
proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses
tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan
organisasi.
Latar Belakang Sejarah
manajemen
1. Manajemen Kuno
Mesir (piramid) and China (Tembok Besar China)
Bangsa Venesia (lini perakitan kapal perang)
2. Adam Smith
Mempublikasi “The Wealth of Nations” pd tahun 1776
Pendukung konsep pembagian/spesialisasi kerja (division of labor: job
specialization) untuk meningkatkan produktivitas pekerja
3. Revolusi Industri
Mengganti tenaga manusia dg tenaga mesin
Menciptakan organisasi besar berdasarkan kebutuhan manajemen.
Manajemen Ilmiah
Fredrick Winslow Taylor “Bapak” manajemen ilmiah
Publikasi: Principles of Scientific Management (1911)
A. Teori Manajemen Ilmiah
Menggunakan metoda ilmiah untuk menentukan “satu cara terbaik” untuk suatu
tugas:
Menempatkan orang yg tepat pd pekerjaan tertentu dg perlengkapan dan alat yg
tepat.
Memiliki metoda standar untuk melakukan pekerjaan.
Menyediakan insentif ekonomi kpd pekerja.
5 Prinsip Manajemen Taylor :
1.Mengembangkan sains bagi setiap elemen kerja individu, yang akan mengganti
metoda rule-of-thumb yg lama.
2.Memilih kemudian melatih, mengajar, dan mengembangkan pekerja secara ilmiah.
3.Bekerjasama secara tulus dg pekerja demi menjamin semua pekerjaan yg
dilakukan sesuai dg prinsip-prinsip ilmiah yg telah dikembangkan.
4.Membagi kerja dan tanggungjawab secara sama antara manajemen dan pekerja.
5.Manajemen mengambil alih seluruh pekerjaan pada saat hal itu lebih layak
dilakukan ketimbang para pekerja.
Teori Administrasi Umum
>>Henri Fayol
Percaya bahwa praktik manajemen beda dari fungsi-fungsi organisasi (seperti:
produksi, SDM, pemasaran, atau fungsi lainnya)
Mengembangkan prinsip-prinsip (14 prinsip organisasi) manajemen yg dapat diaplikasikan
di segala situasi organisasi.
14 Prinsip Manajemen ala Fayol :
1.Pembagian kerja
2.Kewenangan
3.Disiplin
4.Kesatuan komando
5.Kesatuan arah
6.Mengutamakan kepentingan organisasi daripada kepentingan individu
7.Remunerasi
8.Sentralisasi
9.Rantai Skalar
10.Tatanan
11.Kesamaan
12.Stabilitas personalia
13.Initiatif
14.Semangat kebersamaan.
>>Max Weber
Mengembangkan teori kewenangan (authority) berdasarkan pd tipe ideal organisasi
(bureaucracy)
menekankan pd aspek kemampuan rasionalitas, prediksi, non-personal
(impersonality), kompetensi teknis, dan otoriter
Sumber : "Stephen P robbins Marry coulter 8th
edition"
Fungsi Manajemen
Aspek yang dikelola fungsi manajemen mencakup produksi, pemasaran, SDM dan
keuangan, dan sumber daya lainnya. Proses manajemen menggambarkan kegiatan
kegiatan utama sebagai manajer. Sedangkan pengertian manajemen adalah pekerjaan
seorang manajer atau pimpinan dan berlaku bagi semua kegiatan bisnis hanya
berbeda tingkat kompleksitasnya tergantung skala ekonominya.
Tugas utama seorang Manajer melakukan kegiatannya adalah bekerja dengan dan
melalui orang lain dengan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan untuk mencapai
sasaran organisasi usaha. Manajemen sebagai proses mengkoordinasi kegiatan
kegiatan pekerjaan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain.
Proses menggambarkan fungsi-fungsi yang sedang berjalan atau kegiatan utama
yang dilakukan oleh Manajer. Fungsi-fungsi tersebut lazimnya disebut merancang,
mengorganisasi, memimpin dan mengendalikan sebagai fungsi dasar manajemen.
Dalam kaitan ini dapat dibedakan kedudukan manjerial dan nonmanajerial atau
posisi manajer dan karyawan. Terdapat unsur lain yang masuk dalam manajemen
yaitu
efisien dan efektif.
Efisiensi mengacu pada memperoleh keluaran (output) terbesar dengan
masukan (input) terkecil. Efisiensi juga dapat diartikan sebagai ”melakukan
segala sesuatu secara benar”, artinya tidak memboroskan sumberdaya. Manajemen
juga sangat memperhatikan efektifitas menyelesaikan kegiatan-kegiatan sehingga
sasaran organisasi dapat tercapai. Efektivitas sering
menggambarkan sebagai ”melakukan segala sesuatu yang benar yaitu,
aktivitas-aktivitas pekerjaan yang membantu organisasi mencapai sasaran.
Fungsi fungsi manajemen dapat diringkas menjadi empat fungsi dasar dan paling
penting:
1. Merencanakan:
· Fungsi
ini mencakup menetapkan sasaran, menetapkan strateji, dan menyusun rencana
untuk memadukan dan mengkoordinasikan sejumlah kegiatan untuk mencapai sasaran.
2. Mengorganisasi:
· Fungsi
ini mencakup menentukan apa yang perlu dilakukan, bagaimana cara melakukan, dan
siapa yang harus melakukan, dan siapa melapor kepada siapa.
3. Memimpin:
· Tugas
manajemen adalah bekerja dan melalui orang lain, fungsinya adalah mengarahkan
dan memotivasi, mempengaruhi dan individu atau tim untuk bekerja, memilih
saluran komunikasi yang efektif atau menyelesaikan konflik
4. Mengendalikan:
· Fungsi
ini untuk menjamin sesuatu berjalan sebagaimana mestinya dengan memantau dan
menilai kinerja denganmembandungkan kinerja aktual dengan sasaran yang yang
telah ditetapkan.
Fungsi-fungsi penting manjaemen tersebut di atas bertujuan untuk
menghasilkan pencapaian tujuan yang dinyatakan oleh organisasi.
Proses Manajemen
Merupakan serangkaian keputusan dan kegiatan kerja seorang manajer sewaktu
merancang, mengatur, atau menorganisasi, memimpin atau melaksanakan kegiatan
usaha dan mengnendalikan usahanya. Setiap waktu manajer itu melakukan pekerjaan
pengelolaan usahanya, kegiatan para pebisnis itu seringkali dilakukan secara
terus menerus tiada henti yakni dalam suatu proses.
Para manajer atau pebisnis atau usahawan memiliki beberapa peran manajer tanpa
memperdulikan jenis organisasi atau tingkatan di dalam organisasi adalah
menjalankan peranan yang sama dan yang berkaitan dengan perilaku:
1. Peran
antar pribadi yang merupakan peran komunikasi antar orang (misalnya memberikan
sapaan kepada pihak pelanggan atau calon pembeli dalam hal menawarkan
produknya), peran manajerial (misalnya antarapimpinan dan karyawan atau bawahan
dan orang di luar organisasi) dan sebagai penghubung antara usahanya dengan
calon peminjam, pembeli produk dengan pengusaha lain
2. Peran
informasional yang meliputi menari dan menerima mengumpulkan informasi (untuk
meningkatkan usaha, melakukan kontak pribadi) dan menyebarkan informasi
Misalnya melakukan pertemuan dengan karyawan,pihak lain dalam rangka kegiatan
usaha dan pelanggan), dan juru bicara(meneruskan informasi kepada berbagai
pihak untuk meyakinkan usahanya);
3. Peran
pengambilan keputusan, yang berkisar membuat pilihan yang meliputi wirausahawan
(misalnya mencari peluang dan inisiatif untuk perbaikan usaha), penyelesai
gangguan (berupaya untuk menghadapi gangguan atau krisis yang mendadak dalam
kegiatan usahanya), pembagi sumber daya (misalnya menyusun alokasi penggunaan
uang, dan kegiatan karyawan), dan perunding (berperan dalam perundingan
kerjasama atau kontrak atau calon pemberi pinjaman)
Ciri-ciri manajer
professional
Ciri-ciri
manajemen profesional dalam pengembangan mutu SDM dapat dilihat dari sisi
operasional dan manajerial yakni:
1. Berbudaya
korporat: transparansi, independensi, responsif, akuntabilitas, dan
kejujuran.
2. Dukungan
manajemen puncak.
3. Bermanfaat
untuk kepentingan internal dan juga eksternal organisasi.
4. Berorientasi ke
masa depan dengan pendekatan holistik.
5. Berdimensi
jangka panjang dan bersinambung.
6. Sistem
nilai-prinsip efisiensi dan efektivitas.
7. Dilakukan
secara terencana/terprogram.
8. Monitoring
dan evaluasi serta umpan balik.
9. Dilakukan
oleh pelaku dan tentunya pimpinan unit yang memiliki
1. kompetensi
atau keahlian dan pengalaman panjang di bidangnya.
2. sifat
haus pada tantangan-tantangan.
3. sikap dan
ketrampilan inovatif, kreatif, inisiatif dan efisien.
4. integritas
tinggi.
5. sifat
menghargai profesi lain.
6. sifat
yang selalu siap menghadapi setiap resiko.
7. bertanggungjawab
atas setiap kata dan perbuatannya.
10. Penggunaan
teknologi tepatguna.
11. Kepemimpinan
dalam membangun komitmen.
12. Partisipasi
aktif semua anggota.
13. Kerjasama
Tim.
14. Pemberian
penghargaan pada tiap karyawan yang berprestasi (kompensasi termasuk peluang
pendidikan-pelatihan lanjutan dan promosi karir).
15. Persuasi
pada karyawan yang kurang berprestasi untuk menjadi yang terbaik melalui
konsultasi-bimbingan dan pendidikan-pelatihan bersinambung.
Keterampilan manajemen yang dibutuhkan
1. Keterampilan
konseptual (conceptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat
konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep
tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk
mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu
rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses
perencanaanatau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga
meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2. Keterampilan
berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan
keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain,
yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus
selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan
komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan
merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan.
Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas,
menengah, maupun bawah.
3. Keterampilan
teknis (technical skill)
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang
lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan
suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki
mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
Selain tiga keterampilan
dasar di atas, Ricky
W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu
dimiliki manajer, yaitu:
1. Keterampilan
manajemen waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk
menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh
kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort
digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam
per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah
$800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap
menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu
saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu
yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti
membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
2. Keterampilan
membuat keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik
dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi
seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin
mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer
harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil
untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif
yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir,
manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta
mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.
2. Organisasi
Definisi organisasi
organisasi
adalah bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.akan
tetapi perlu kita fahami bahwa yang menjadi dasar organisasi,bukan
“SIAPANYA”akan tetapi “APANYA”yang berarti bahwa yang dipentingkan bukan siapa
orang yang akan memegang organisasi ,tetapi “APAKAH”tugas dari dari organisasi
?.
Menurut
Stephen P. Robbins, (2001), organisasi merupakan gabungan unit sosial yang
mempunyai anggota dua orang atau lebih yang dikoordinasikan untuk mencapai
sejumlah tujuan.
Menurut
Edgar H. Shcein (2002), organisasi merupakan koordinasi sejumlah kegiatan
manusia yang telah direncanakan untuk mencapai maksud dan tujuan tertentu
bersama melalui pembagian tugas dan fungsi serta melalui serangkaian wewenang
dan tanggung jawab.
Menurut
Gibson (1997), organisasi merupakan satu kesatuan yang memungkinkan masyarakat
mencapai suatu tujuan yang tidak dapat dicapai melalui tindakan individu secara
terpisah.
Pentingnya mengenal
organisasi
Beberapa
manfaat organisasi yaitu:
1. Organisasi
sebagai penuntun pencapaian tujuan. Pencapaian tujuan akan lebih efektif dengan
adanya organisasi yang baik.
2. Organisasi
dapat mengubah kehidupan masyarakat. Contoh dari manfaat ini ialah, jika
organisasi bergerak di bidang kesehatan dapat membentuk masyarakat menjadi dan
memiliki pola hidup sehat. Organisasi Kepramukaan, akan menciptakan generasi
mudah yang tangguh dan ksatria.
3. Organisasi
menawarkan karier. Karier berhubungan dengan pengetahuan dan keterampilan. Jika
kita menginginkan karier untuk kemajuan hidup, berorganisasi dapat menjadi
solusi.
4. Organisasi
sebagai cagar ilmu pengetahuan. Organisasi selalu berkembang seiring dengn
munculnya fenomena-fenomena organisasi tertentu. Peran penelitian dan
pengembangan sangat dibutuhkan sebagai dokumentasi yang nanti akan mengukir
sejarah ilmu pengetahuan.
Bentuk-bentuk organisasi
1. Organisasi
garis
Bentuk
organisasi tertua dan paling sederhana. Ciri-ciri bentuk organisasi ini adalah
organisasinya masih kecil, jumlah karyawannya sedikit dan saling mengenal serta
spesialisasi kerja belum tinggi.
2. Organisasi
garis dan staf
Dianut
oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang
beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staff yaitu orang
yang ahli dalam bidang tertentu, tugasnya member nasihat dan saran dalam bidang
kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.
3. Organisasi
fungsional
Organisasi
yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan organisasi ini dipakai pada
perusahaan yang pembagian tuugasnya dapat di bedakan jelas.
4. Organisasi
panitia
Organisasi
di bentuk hanya untuk sementara waktu saja. Setelah tugas selesai, maka
selesailah organisasi tersebut.
5. Organisasi
lini dan staff
Staff
tugasnya memberi layanan dan nasihat kepada manager dalam pelaksanaan
suatu kegiatan. Tugas yang dilakukan oleh ini merupakan tugas-tugas pokok dari
suatu organisasi atau perusahaan.
Prinsip-prinsip organisasi
Suatu
organisasi bisa dikatakan solid jika memiliki sifat sebagai berikut.
1. mempunyai
tujuan yang jelas.
2. tujuan
organisasi harus di terima dan di fahami oelh setiap orang di dalam organisasi.
3. memiliki
kesatuan arah.
4. adanya
keseimbangan antara wewenang dan tanggungjawab.
5. berkesinambungan.
6. penempatan
orang harus sesuai ahlinya.
7. adanya
pembagian tugas.
Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan dan Kegagalan
Organisasi
Keberhasilan pembangunan suatu etika perilaku dan kultur
organisasi yang anti kecurangan yang akan mendukung secara efektif penerapan
nilai-nilai budaya kerja, sangat erat hubungan dengan hal-hal atau
faktor-faktor penentu keberhasilannya yang saling terkait satu dengan yang
lainnya sebagai berikut :
1. Komitmen dari Top Manajemen Dalam Organisasi
Manajemen harus memberikan tauladan dan kemauan yang kuat untuk
membangun suatu kultur yang kuat dalam organisasi yang dipimpinnya. Peranan moral/kepribadian
yang baik dari seorang pimpinan dan komitmennya yang kuat sangat mendorong
tegaknya suatu etika prilaku dalam suatu organisasi dan dapat dijadikan dasar
bertindak dan suri tauladan bagi seluruh pegawai. Pimpinan tidak bisa
menginginkan suatu etika dan perilaku yang tinggi dari suatu organisasi
sementara pimpinan itu sendiri tidak sungguh-sungguh untuk mewujudkannya.
Dalam suatu unit organisasi, terutama unit organisasi yang besar,
dari manajemen sangat dibutuhkan dua hal yaitu komitmen moral dan keterbukaan
dalam komunikasi. Kedua hal tersebut dapat mewujudkan harapan munculnya etika
perilaku yang kuat, karena banyak pegawai yang tidak menyukai perbuatan
pimpinan yang kurang bermoral dan kurang terbuka dalam berkomunikasi. Manajemen
harus memperlihatkan kepada karyawan tentang adanya kesesuain antara kata
dengan perbuatan dan tidak memberikan tolerensi terhadap perbuatan-perbuatan
yang melanggar kaedah-kaedah etika organisasi yaitu dengan diberikan sanksi
hukuman yang jelas dan demikian pula sebaliknya terhadap pegawai yang
berprestasi dan bermoral baik diberikan penghargaan yang proporsional. Adanya
pelaksanaan hukuman dan penghargaan yang konsisten akan memberikan nilai tambah
bagi terciptanya suatu etika perilaku dan struktur organisasi yang kuat.
Pegawai akan merasakan diperlakukan secara adil dan merasa bersyukur atas
posisi yang diraihnya bilamana etika organsasi dapat ditegakan secara konsisten
oleh manajemen.
Pimpinan hendaknya menjadi sponsor utama dalam upaya terciptanya
semangat anti kecurangan yaitu dengan membangun suatu kultur organisasi yang
mengandung sistem nilai yang kuat dan berdasarkan profesionalisme, integritas,
kejujuran dan loyalitas yang tinggi untuk mewujudkan visi dan misi organisasi.
Kultur
dan etika perilaku organisasi yang dimiliki harus dapat mencerminkan nilai
utama dari organisasi ( misi organisasi ) dan tuntunan bagi pegawai dalam
membuat keputusan sesuai dengan kewenangan yang mereka miliki dalam bekerja.
Untuk lebih efektifnya etika dan aturan perilaku dalam suatu organisasi harus
dikomunikasikan kepada seluruh karyawan dan dimengerti dengan baik. Secara
bersama-sama manajemen dan karyawan harus membangun suatu hal yang positif
untuk berkembangnya rasa memiliki akan suatu organisasi yang sehat yang ditopang
oleh kultur yang kuat. Manajemen harus membuat pernyataan yang jelas mengenai
harapannya terhadap semua pegawai, bagaimana harusnya bertingkah laku dan
pemahaman terhadap visi dan misi organisasi. Pimpinan organisasi harus menunjuk
salah satu manajer senior untuk bertanggungjawab atas perubahan yang akan
dilakukan. Dan manager tersebut akan berbicara atas nama pimpinan mengenai
permasalahan yang berkaitan dengan etika dan aturan perilaku . Manajer ini
tidak melakukan kegiatan operasional di bagian lain organisasi dan bukan
sebagai bagian dari pengambil keputusan. Akhirnya suatu etika dan aturan
perilaku bisa merupakan buku pegangan atau buku petunjuk kebijakan atau dalam
bentuk nama lain nya tergantung jenis organisasinya.
2. Membangun Lingkungan Organisasi
Yang Kondusif
Banyak hasil penelitian memberikan indikasi perbuatan salah atau
perbuatan curang seperti tindak pidana korupsi terjadi dalam suatu organisasi
karena kurangnya kepedulian positif karyawan terhadap perbuatan salah tersebut
bahkan dipandang sudah hal yang biasa atau pura-pura tidak mengetahuinya.
Kepedulian positif dari lingkungan kerja sangat diperlukan dalam membangun
suatu etika perilaku dan kultur oganisasi yang kuat. Rendahnya kepedulian dan
rendahnya moral akan menyuburkan tindakan kecurangan yang pada akhirnya akan
merusak bahkan dapat menghancurkan organisasi.
Faktor-faktor ketidak pedulian tersebut antara lain disebabkan
oleh :
a. Top manajemen kurang peduli tentang
hukuman dan penghargaan
b. Umpan balik yang negatif yang dirasakan
oleh pegawai yang bermoral atau bermental baik dan penempatan kerja yang tidak
adil atau tidak berbasis kinerja dan tidak sesuai dengan kemampuan pegawai.
c. Berkembangnya rasa ketidak pedulian akan
organisasi
d. Pimpinan lebih bersifat otoriter dan kurang
menghargai partisipasi karyawan
e. Rendahnya loyalitas dan rasa memiliki
organisasi
f. Anggaran yang tidak rasional dan
adanya pemaksaan pencapaian terget yang tidak rasional tersebut.
g. Kurangnya pelatihan pegawai dan kurangnya
kesempatan promosi
h. Tidak jelasnya pertanggungjawaban
organisasi
i. Kurangnya komunikasi dan
metode kerja organisasi yang tidak jelas Bagian Personalia suatu organisasi
hendaknya membantu dalam menciptakan instrumen yang mengarahkan kepada adanya
kultur organisasi dan lingkungan kerja yang mendukung . Unit pengelola Sumber
Daya Manusia yang profesional bertanggungjawab terhadap implementasi program,
berinisiatif dan konsisten dengan strategi manajemen.
Berikut ini hal-hal yang dapat membantu terwujudnya lingkungan
kerja yang positif dalam mengurangi resiko kecurangan yaitu :
a. Memperkenalkan reward system yang
berkaitan dengan pencapaian tujuan dan hasil
b. Memiliki kesempatan yang sama bagi
seluruh karyawan
c. Adanya tim orientik , kerjasama dalam
mengambil suatu keputusan
d. Program kompensasi administarasi yang
profesional
e. Program pelatihan yang profesional dan
proritas dalam pembinaan karir.
Pemberdayaan karyawan dalam mengembangkan lingkungan kerja yang
positif sangat membantu dalam membentuk suatu etika dan aturan perilaku
internal organisasi yang anti kecurangan. Mereka dapat memberikan
pandangan-pandangan dalam pengembangan dan memperbarui etika dan aturan
perilaku ( code of conduct ) yang berlaku dalam suatu organisasi, Karyawan juga
memperlihatkan kontribusinya yang signifikan dalam berprilaku yang sesuai
dengan code of conduct tersebut.
Karyawan
juga dapat memberikan masukan kepada pimpinan sebelum mengambil keputusan
penting atau yang berhubungan dengan masalah hukum dan implementasinya terhadap
pelaksanaan sanksi pelanggaran etika dan aturan perilaku organisasi. Masukan
juga bisa melalui saluran informasi resmi atau kotak saran serta surat
pengaduan tanpa nama terutama telah terjadinya suatu kecurangan yang dilakukan
oleh karyawan. Banyak organisasi menggunakan hotline atau menggunakan petugas
untuk mencegah terjadinya kecurangan, internal auditor dan bentuk lainnya yang
memungkinkan manajemen dapat mengetahui terjadinya tindakan kecurangan secara
dini. Untuk menjamin efektifitas hasil kerja suatu internal investigasi maka
Internal investigasi harus siap dan memiliki akses yang jelas ke pimpinan.
Membangun/membuat pernyataan nilai dan etika perilaku mesti yang
pantas dan dapat dilaksanakan, disusun dari prinsip-prinsip yang dapat diterima
tidak hanya kata-kata mengenai hukum/peraturan, tetapi juga diikuti dengan
penjiwaan atas maksudnya. Seharusnya aturan perilaku bukan hanya aturan yang
keras, bukan dibuat seperti peraturan yang kaku yang mana tidak dapat untuk
menjawab atau diterapkan pada semua unit dalam organisasi namun perlu dilakukan
observasi mengenai prinsip-prinsip yang dipakai agar dapat dipahami bukan
sekedar peraturan, namun memiliki jiwa yang mencerminkan sifat-sifat
profesionalitas, kejujuran, integritas, dan loyalitas yang tinggi dalam
membentuk organisasi yang bermoral.
Disamping
itu organisasi yang suatu unit kerja yang memiliki otoritas harus berniat
membantu dengan sikap mental/ pendirian yang kokoh dan konsekuen serta meiliki
kemampuan untuk menghilangkan timbulnya perilaku curang , melalui proses
penegakan kedisiplinan dan adanya kepatuhan dari para manajer dan staf, Proses
harus transparan dan dapat dinilai dengan aturan perlaku yang ada , bebas dari
pengaruh pertentangan kepentingan ( conflict of interest). Kemudian organisasi
harus mempublikasikan hasil kegiatan dan menunjukan perubahan-perubahan yang
dilakukan dan mau untuk memperbaiki apa ada kesalahan.
Selain
itu manajer harus bertanggungjawab atas budaya etika dan perilaku pegawainya.
Manajer harus bisa merasakan sakit maupun enaknya tanggungjawab. Mereka harus
menjadi contoh untuk berprilaku dan menjalani hukuman atas perilaku yang
menyimpang.. Demikian juga ketika pegawai diketahui melakukan perbuatan yang
tidak sesuai etika atau terlibat perbuatan curang, investigator harus juga
mengetahui peran yang dilakukan manajer. Bisa saja terjadi manajer yang jelek
akan menyebabkan pegawai melakukan perbuatan yang menyimpang dari etika dan
aturan perilaku.
3. Perekrutan dan Promosi
Pegawai
Setiap
pegawai memiliki masing-masing seperangkat nilai-nilai kejujuran, integritas
dan kode etik personal. Ketika suatu organisasi atau entitas berhasil dalam
pencegahan kecurangan, dipastikan organisasi tersebut sudah memiliki kebijakan2
yang efektif yang dapat meminimalkan kemungkinan adanya merekrut atau
mempromosikan pegawai yang memiliki tingkat kejujuran yang rendah , terutama
untuk posisi yang memerlukan tingkat kepercayaaan.
Prosedur
rekrut dan promosi yang dapat meminimalkan atau mengurangi terjadi perbutan
curang dikemudian hari antara meliputi :
a. Melakukan Investigasi latar belakang
dari invindu/ pegawai yang dipertimbangkan untuk dipekerjakan atau dipromosikan
untuk posisi yang memerlukan tingkat kepercayaaan tertentu
b. Melakukan cek atas pendidikan ,
pengalaman kerja dan referensi pribadi dari calon pegawai.
c. Melakukan pelatihan secara periodik bagi
seluruh pegawai tentang nilai-nilai organisasi atau entitas dan standar-standar
pelaksanaan ( code of conduct ).
d. Sejalan dengan Review Kinerja Rutin, penilaian
bagi setiap indivindu telah memberikan kontribusi untuk menciptakan lingkungan
kerja yang tepat sesuai/ sejalan dengan nilai-niali entitas dan standar
pelaksanaannya.
e. Penilaian yang objektif dan terus
menerus atas ketaatan terhadap nilai- nilai-niali entitas dan standar
pelaksanaan, dengan pengungkapan penyimpangan-penyimpangan sesegera mungkin.
4. Pelatihan Yang Berkesinambungan
Pegawai baru sebaiknya diberi pelatihan tentang nilai-nilai
organisasi atau entitas dan standar-standar pelaksanaan pada saat perekrutan.
Pelatihan ini sebaiknya secara ekplisit dapat mengadopsi harapanharapan dari
seluruh pegawai menyangkut :
a. Kewajiban-kewajiban
mengkomunikasikan masalah-masalah tertentu yang dijumpai.
b. Membuat
Daftar jenis-jenis masalah, termasuk kecurangan yang terjadi atau yang
dicurigai untuk dikomunikasikan secara jelas dan spesifik ; dan
c. Informasi
bagaimana mengkomunikasikan masalah2 tersebut. Dan juga sebaiknya ada kepastian
dari Manajemen Senior mengenai harapan-harapan pegawai dan tanggung jawab2
komunikasi tersebut. Pelatihan semacam itu sebaiknya meliputi suatu elemen “
Sadar akan adanya Kecurangan ( “ fraud awareness”), yang positif tapi tidak
ditekankan pada bahwa kecurangan dapat menjadi mahal bagi entitas dan para
pegawainya.
Komitmen untuk pendidikan yang berkelanjutan dan kesadaran bagi
pegawai atas permasalahan yang berkaitan dengan etika dan anti korupsi. Program
pendidikan harus disusun untuk kepentingan organisasi dan relevan dengan
keinginan pegawai. Sebagai tambahan dalam memberikan pelatihan pada saat
perekrutan , para pegawai sebaiknya memperoleh pelatihan secara periodic
sesudahnya. Beberapa perusahaan dapat mempertimbangkan pelatihan berkelanjutan
untuk posisi tertentu, seperti karayawan bagian pembelian atau pegawai yang
terkait dengan tanggung jawab keuangan. Pelatihan sebaiknya dibuat spesifik
bagi pegawai sesuai dengan dengan masing-masing tingkatan dalam organisasi,
lokasi geografi, dan tanggung jawab-tanggungjawab penugasan. Sebagai contoh ,
pelatihan untuk manajer senior secara normal akan berbeda dari pegawai biasa,
dan pelatihan untuk pegawai bagian pembelian akan berbeda dengan pegawai bagian
penjualan , pegawai bagian internal audit dan lain sebagainya.
5. Menciptakan Saluran Komunikasi Yang Efektif
Manajemen
membutuhkan informasi mengenai pelaksanaan dan pertanggungjawaban pekerjaan
apakah sudah susuai dengan kode etik atau tidak dari masing-masing pegawai.
Masing-masing pegawai harus dapat menginformasikan tentang pelaksanaan kode
etik tersebut mulai dari pemegang posisi tertinggi sampai yang terendah.
Permintaan komfirmasi tersebut minimal dilakukan setahun sekali, hal ini bukan
hanya formalitas saja tetapi laporan tersebut betul-betul dapat digunakan
sebagai pencegahan dan pendekteksian bila terjadinya perbuatan curang dalam
organisasi. Laporan yang jujur dari karyawan sangat dibutuhkan dan bukan atas
dasar sakit hati atau irihati pada seseorang.
6. Penegakan kedisiplinan
Kedisiplinan
merupakan suatu kunci penting keberasilan dalam menerapkan dan memelihara kode
etik dalam suatu organisasi. Tindakan disiplin akan dapat mengurangi perbuatan
curang yang dilakukan pegawai.
Hal-hal berikut ini dapat mengurangi tindakan kecurangan :
a. Investigasi terhadap suatu insiden
dilakukan selalu dalam kerangka menegakan kode etik atau terhadap yang
melanggar kode etik secara kosekuen.
b. Perlakuan atas suatu kasus harus
proporsional dan konsisten.
c. Pengendalian yang relevan atas penugasan
dan pengembangannya.
d. Komunikasi dan pelatihan harus sesuai dengan
nilai-nilai organisasi, kebutuhan dan sesuai kode etik dan harapan.
Pandangan terhadap konsekuwensi kecurangan harus secara nyata
disebarluaskan kepada seluruh pegawai. Pegawai harus disiplin dengan waktu dan
sumber daya. Setiap perbuatan melanggar disiplin organisasi akan dikenakan
sanksi. Pegawai yang disiplin akan dapat meningkatkan kultur organisasi.
Referensi :
http://ardanpraja.blogspot.com/2012/04/faktor-faktor-penentu-keberhasilan.html
http://rismaeka.wordpress.com/2010/10/16/manajemen-dan-organisasi/
